Über die Kunst die richtigen Dinge wegzulassen

VIVA goes StabilAgil#24

Im Frühjahr 2022 hofften wir alle, dass wir die Pandemie in den Griff kriegen und zu unserer gewohnten Normalität zurückkehren können. Kaum hatten wir die ersten fröhlichen Tage in anstehenden Frühling im Blick, da überraschte uns der Krieg in der Ukraine und forderte uns erneut, diesmal auf eine noch unmissverständliche Weise, heraus.

Wie wir damit umgehen sollen war uns nicht auf Anhieb klar. Aber uns waren schon gewahr, dass sich das Leben, auch unser Arbeitsleben, ändern wird. Wir werden neue Antworten auf die Fragen und Probleme dieser Welt finden müssen.

Wir alle spüren das, wir alle wissen das. Informationen haben wir genug, meist sogar Zuviel. Aber können wir unser Verhalten auch darauf ausrichten? Können wir es ändern?

Natürlich müssen wir unseren Alltag bewältigen. Die Kinder müssen in die Schule, die Rechnungen müssen bezahlt werden, die Arbeit will erledigt werden und vieles anderes mehr. Und dennoch, wir müssen beginnen uns deutlich bewusster und konzentrierter mit uns und unserer Umwelt befassen.

Das gilt für uns alle in unserem privaten Umfeld. Und es gilt gleichermaßen auch für Unternehmen. Und gerade sozialwirtschaftliche Unternehmen sind besonders gefordert. Sie sind dem gesellschaftlichen Nutzen und der Stabilität ihrer Dienste und Leistungen in gleicher Weise verpflichtet und müssen daher ständig den Ausgleich praktizieren.

Um dies auch in Zukunft zu gewährleisten und dabei ein stabiler Partner für Kunden, Klienten, Kinder und Jugendliche zu sein, bedarf es einer bewussten Agilität. Wir können auch sagen „aktiven Beweglichkeit“. Mutige Bereitschaft und konkretes Handeln!

Um diesen Anspruch gerecht zu werden, haben wir bei VIVA nach einem Programm gesucht, welches uns hilft unsere Anpassungsfähigkeit zu verbessern, unsere Ziele fokussierter zu verfolgen um damit auch ein kraftvolles und stabiles Unternehmen zu bleiben, welches im gesellschaftlichen Wandel jeden Tag seinen produktiven Beitrag leistet.

Unsere Überlegungen führten uns ohne große Umwege zu „Objectives and Key Results“(OKR). Im Management waren wir schnell begeistert von der Idee. Diese Methode die in den 1970er Jahren von INTEL entwickelt worden war und dann von Google perfektioniert wurde musste nur auf uns angepasst werden. („nur angepasst“ … grins … heute wissen wir was da alles dranhängt)

Denn eines war auch sehr schnell klar. Ein OKR-System, wie es die IT-Industrie einsetzt passt auf uns nicht. Wir produzieren eben keine Software – wir arbeiten mit Menschen. Dennoch, vieles was zu der Entwicklung von OKR führte ist auch bei uns zu finden.

Uns war dabei von Anfang an klar, dass bei der Einführung einige Stolpersteine geschickt zu umgehen oder zu überspringen sind. (Auf welche genau wir trafen und wie wir damit umgegangen sind kannst du erfahren, wenn du den dazugehörigen Bericht anforderst. Eine kurze Nachricht an den Autor reicht dazu aus)

Um es für uns alle greifbar zu machen, haben wir dem Programm einen Namen gegeben, der sich leicht einprägt:

                  StabilAgil#24

VIVA ist ein Unternehmen ist, welches sich durch flache Hierarchien, viel Kommunikation und praktisches Anpacken auszeichnet. Und wir wollen uns stetig verbessern.

• Wir wollen uns noch besser fokussieren
• Wir wollen uns noch besser miteinander abstimmen
• Wir wollen unsere Verabredungen eindeutiger gestalten
• Wir wollen alles was wir tun und vorhaben transparenter gestalten
• Wir wollen aktiv mutiger werden um die Herausforderungen gemeinsam zu meistern

Um „alle mitzunehmen“, berichteten wir in einem 30minütigem Video über die Unternehmensziele und die sich daraus ergebenden Spartenziele. Stellten die Methode vor und erläuterten wie die einzelnen Entwicklungsvorhaben dazu beitragen werden die Arbeitsbedingungen in den Teams zu verbessern.

Der erste Aufschlag war vielversprechend. Bottom-Up wurden über 90 Vorhaben definiert, terminiert und Verantwortlichkeiten festgelegt.

Im Herbst 2022 konnten wir dann erstmals in einem Report über das erreichte berichten. 47% der Vorhaben konnten als „erreicht“ definiert werden. Ein erster Anfang war gemacht. Wir waren zuversichtlich und optimistisch, was die weiteren Schritte anging.

Und dann kam das, was bei der Einführung eines solchen Systems immer wieder passiert. Das „Tagesgeschäft“ überlagert bzw. dominiert die strategischen Vorhaben und führt zu einem latent laxeren Umgang mit den festgelegten Vorhaben. Zunächst werden nur Termine verschoben. Dann werden die Vorhabenbeschreibungen etwas „unschärfer“ formuliert und dadurch nicht mehr wirklich messbar. Es schleicht sich die Haltung ein, dass durch den Einsatz der Methode noch mehr Arbeit zu bewältigen ist. Vor allem mehr Organisationsarbeit.

So verlief es jedenfalls bei uns. Wir waren nicht überrascht. Wir hatten sogar irgendwie damit gerechnet.

Um voranzukommen, werden die Vorhaben jetzt für das jeweils nächste Quartal sehr eng und unmittelbar aus den Unternehmenszielen abgeleitet. Das Geschäftsleitungsteam, zu dem auch die Bereichsleiter:innen gehören, stimmt sich über die Priorisierung der einzelnen Vorhaben, vor allem aber auch über den erforderlichen Ressourceneinsatz, ab.

Die verabschiedeten Vorhaben werden monatlich unternehmensweit kommuniziert und gleichzeitig durch die die Bereichs- und Teamleiter:innen in die Teams getragen. Dort werden „Unterstützungsvorhaben“ zu den benannten Quartalsvorhaben definiert und verabredet. Wir haben diese Stufe II gerade gezündet und rechnen jetzt damit, dass wir Ende Q3-2023 die nächste erfolgreiche Quartalsbilanz ziehen können.

Sicherlich werden wir dann noch nicht die Champions-League der strategischen Zielverfolgung erreicht haben. Müssen wir auch nicht. Wir müssen einfach nur mit den uns zur Verfügung stehenden Kompetenzen und Ressourcen clever umgehen und sie mutig unter den Gesichtspunkt der nachhaltigen Wirkung einsetzen. Dann ist schon viel erreicht.

Uns geht es um eine langfristige Erneuerung. Wie unsere Arbeit in Zukunft aussehen wird, können wir heute nicht bestimmen. Nur eines ist sicher: Anders als gestern und heute.

Deshalb wollen und können wir sie gestalten. Und genau dazu sind wir nicht nur bereit, sondern arbeiten jeden Tag daran!

Und bei alle der vielen Arbeit erinnern wir uns immer an: